一般事務とは、仕事内容、年収、やりがいなどを解説

一般事務は、オフィス業務を円滑に進行させるために様々なサポート業務を行う専門職です。書類作成やデータ入力、電話応対、来客対応など、幅広い業務を担当し、組織の運営を支えます。本記事では、一般事務の仕事内容、年収、必要なスキル、やりがい、そしてなり方について詳しく解説します。

一般事務の仕事内容

書類作成・管理

一般事務は、各種書類の作成や管理を行います。報告書、請求書、契約書、議事録などを作成し、必要に応じてファイリングや整理を行います。

データ入力

データ入力も一般事務の重要な業務です。顧客情報や取引情報、在庫データなどをシステムに入力し、データベースを管理します。

電話応対

一般事務は、電話応対も行います。取引先や顧客からの問い合わせに対応し、必要な情報を提供したり、担当者に取り次ぎます。

来客対応

来客対応も一般事務の業務の一つです。訪問者の受付、案内、接遇などを行い、スムーズに業務が進むようサポートします。

郵便・メールの管理

一般事務は、郵便物やメールの受け取り、発送、管理を行います。重要な書類や荷物を適切に処理し、関係者に届けます。

備品管理

事務用品やオフィス機器の管理も一般事務の役割です。必要な備品の在庫を確認し、補充や発注を行います。

簡単な経理業務

簡単な経理業務を担当することもあります。経費精算や請求書の処理、帳簿の管理などを行い、経理部門のサポートを行います。

一般事務の年収

平均年収

一般事務の平均年収は、約250万円から400万円程度です。これは、勤務先の企業や役職、業務内容、経験年数によって異なります。大企業や専門知識を持つ事務職の場合、さらに高い年収が期待されることもあります。

初任給と年収

一般事務の初任給は約18万円から25万円程度で、年収に換算すると約250万円から350万円程度となります。これに加え、経験を積むことで年収が増加することが期待されます。

年齢別の年収

一般事務の年収は、経験とともに増加します。以下は、一般的な年齢別の平均年収の例です。

• 20代: 平均年収は約250万円から350万円です。初任の事務職として経験を積み、基本的なスキルを習得します。
• 30代: 平均年収は約300万円から400万円です。中堅の事務職として、より責任のある業務を担当します。
• 40代: 平均年収は約350万円以上です。ベテランの事務職として、部下の指導や重要な業務を担当します。

一般事務になるには

高校卒業または同等の学歴

一般事務になるためには、高校卒業または同等の学歴が一般的な最低条件です。特にビジネス関連の学部を卒業していると有利です。

専門学校や大学での学習

一般事務に必要な知識やスキルを学ぶために、専門学校や大学でビジネス、経営学、オフィスマネジメントなどを学ぶことが推奨されます。これにより、基礎的な知識とスキルを習得できます。

資格取得

一般事務としての専門性を高めるために、秘書技能検定試験（秘書検定）や簿記検定、Microsoft Office Specialist（MOS）などの資格を取得することが推奨されます。資格を持つことで、専門知識やスキルを証明し、キャリアの向上に役立てることができます。

一般事務に求められるスキル

コミュニケーション能力

一般事務には、高いコミュニケーション能力が求められます。上司や同僚、取引先との円滑なコミュニケーションを通じて、業務をスムーズに進める能力が必要です。

オーガナイズ能力

一般事務は、多くの業務を効率的にこなすためのオーガナイズ能力が必要です。スケジュール管理や資料整理、タスクの優先順位付けなど、整理整頓が得意な人に向いています。

ITスキル

一般事務には、基本的なITスキルが求められます。ワード、エクセル、パワーポイントなどのオフィスソフトや、メール、データベース管理ツールの使用に熟練していることが重要です。

マルチタスク能力

一般事務は、複数の業務を同時にこなすことが求められます。マルチタスク能力が高く、迅速に対応できる人が適しています。

正確性と注意力

一般事務の業務は、正確性と注意力が求められます。データ入力や書類作成などの業務において、ミスを防ぐための細やかな注意力が必要です。

一般事務に向いている人

サポートが好きな人

一般事務は、他の社員やチームのサポートを行う職業です。他人のために働くことに喜びを感じる人に向いています。

気配りができる人

一般事務は、細やかな気配りが求められます。上司や同僚のニーズを先取りし、迅速に対応できる人が適しています。

忍耐力がある人

一般事務の業務は多岐にわたり、時にはプレッシャーもあります。忍耐力があり、ストレスをうまく管理できる人が向いています。

一般事務の働く環境

企業

一般事務は、企業に所属して働くことが一般的です。各部門のサポートを行い、企業の業務が円滑に進むようにサポートします。

公的機関

公的機関や地方自治体でも一般事務として働くことがあります。公共サービスの提供に関連する業務を担当します。

医療機関

医療機関で働く一般事務もいます。医師や看護師、管理職のサポートを行い、医療業務がスムーズに進むように支援します。

自営業

一部の一般事務は、フリーランスや自営業として独立して働くこともあります。複数のクライアントを持ち、自由な働き方を選びます。

一般事務のやりがい

業務の効率化

一般事務は、業務の効率化に貢献することが大きなやりがいです。自分のサポートによって組織全体の業務がスムーズに進むことに満足感を得ます。

成長とキャリアアップ

一般事務としての経験を積むことで、専門知識やスキルが向上し、キャリアアップの機会が広がります。新しい業務に挑戦し、自己成長を実感できます。

仕事の多様性

一般事務の業務は多岐にわたるため、毎日が新しい挑戦です。多様な業務をこなす中で、飽きることなく仕事に取り組むことができます。

一般事務の課題

多忙なスケジュール

一般事務は、多くの業務を同時にこなすため、多忙な日々が続くことがあります。タイムマネジメントが重要です。

ストレス管理

一般事務の業務には、緊急対応やプレッシャーが伴うことがあります。ストレス管理が重要で、適切にリラック

スする方法を見つけることが大切です。

高い要求水準

上司や同僚から高い要求水準が求められることがあります。常にプロフェッショナルな態度と高い業務遂行能力が求められます。

一般事務の将来展望

ビジネス環境の変化

ビジネス環境が変化する中で、一般事務の役割も進化しています。リモートワークの普及やデジタル化が進む中で、一般事務の働き方やスキルも適応が求められます。

高度なスキルの需要

高度なITスキルや多言語対応能力が求められることが増えています。専門知識を持つ一般事務の需要が高まっています。

まとめ

一般事務は、オフィス業務を円滑に進行させるために様々なサポート業務を行う専門職であり、仕事内容は書類作成・管理、データ入力、電話応対、来客対応、郵便・メールの管理、備品管理、簡単な経理業務など多岐にわたります。年収は約250万円から400万円程度で、一般事務になるためには高校卒業または同等の学歴、専門学校や大学での学習、資格取得が必要です。求められるスキルには、コミュニケーション能力、オーガナイズ能力、ITスキル、マルチタスク能力、正確性と注意力が含まれます。一般事務は、業務の効率化、成長とキャリアアップ、仕事の多様性など多くのやりがいがありますが、多忙なスケジュール、ストレス管理、高い要求水準が課題となります。将来展望として、ビジネス環境の変化や高度なスキルの需要が期待されています。

参考

• 経済産業省
• 厚生労働省
• Microsoft Office Specialist (MOS)