「できかねますのでご了承ください」の正しい使い方・意味・語源から具体的な活用例文まで徹底解説

「できかねますのでご了承ください」は、ビジネスの場面でよく用いられる表現の一つです。直訳すると「（ご要望や依頼に対して）実行するのは難しい（対応しかねる）ので、ご理解ください」という意味になります。たとえば取引先や顧客から無理難題を求められた際、あるいは社内で誰かから要望を受けたものの、それを実行することが難しい場合に用いられる言い回しです。

「できかねる」の語源・ニュアンス

「できかねる」という表現は、「することができない」または「やむを得ず断る」という意味を、丁寧な言い回しで示すものです。この言葉の中に含まれる「かねる」には、古語的な趣があり「〜するのが難しい」「〜するのが困難である」といったニュアンスが込められています。そのため、一定の公式感や丁寧さが要求される場面、特に目上の方への表現として適しています。

また、「のでご了承ください」というフレーズは、相手の要望に対して対応できないことを丁重に伝え、ご了承を求める意味合いがあります。これは、「ご要望にお応えできず申し訳ありませんが、その点をご理解いただければ幸いです」という心遣いが込められており、ビジネスシーンにおいては、依頼内容が社内規定や法律に抵触している場合、スケジュールやリソースの都合で対応が難しい場合、または社内ルール上実施が困難な依頼を柔らかく断るための表現として頻繁に用いられます。

「できかねますのでご了承ください」は正しい敬語か？

基本的には正しい敬語表現

「できかねますのでご了承ください」は、基本的には正しい敬語表現でビジネスシーンで広く受け入れられています。まず「できかねる」という言葉自体は、前述の通り「〜するのが難しい」「〜できない」という意味を丁寧に表した動詞「かねる」に敬語的な意味合いを含めたものです。これは文法的に大きな間違いがあるわけではなく、敬語として通用する表現と言えます。

更に丁寧に言うなら？

ビジネス上ではより柔らかい印象を与えたり、相手の立場を踏まえた敬意を表したりするために、下記のようなバリエーションを利用する場合もあります。

「誠に恐れ入りますが」や「恐縮ですが」を前置きする

例：「誠に恐れ入りますが、〇〇につきましては対応いたしかねますので、何卒ご了承ください。」

「申し訳ございませんが」という謝罪の言葉を添える

例：「申し訳ございませんが、あいにくご要望には沿いかねますので、ご了承いただけますと幸いです。」

こうしたクッション言葉を先に添えることによって、さらに丁寧で柔らかい印象を与えられます。ただし、あまりにも長いクッション言葉を多用しすぎると逆に読みづらくなるので、適度なバランスを意識すると良いでしょう。

類似表現と代替表現の検討

「できかねますのでご了承ください」のように、相手の要望を断らなければならないときの表現は多数存在します。ビジネスでは微妙なニュアンスを使い分けることが重要です。ここでは代表的な類似表現をいくつか紹介します。

「～しかねます」

例：「誠に申し訳ございませんが、そのご要望には対応しかねます。」

「かねる」を用いた類似フレーズです。語尾を「～しかねます」で終えることで、柔らかいがしっかりと断るニュアンスを示せます。

「難しい状況でございます」

例：「大変恐れ入りますが、現在の状況では対応が難しい状況でございます。」

断定的に断るよりも、「難しい」という表現を使うことで曖昧ながらもやむを得ないというトーンを醸し出せます。ただし、相手によっては「曖昧に断られた」と感じられる可能性があるため、追加で理由をしっかり伝える工夫が必要です。

「致しかねる」

例：「恐縮ですが、そちらは致しかねますので何卒ご了承ください。」

「する」を謙譲語にした「致す」に「かねる」を組み合わせた表現で、より謙虚な印象を与えます。目上の人への敬語としてはよりフォーマル度が高く、公式文書や公式メールに向いています。

「ご要望に添いかねます」

例：「申し訳ございませんが、ご要望に添いかねますので、ご了承のほどお願いいたします。」

「沿う」という行為ができないことを伝えるフレーズです。「ご要望に沿う」が肯定形、「ご要望に沿いかねる」が否定形という形で使い分けます。

これらの表現を状況に応じて使い分けることで、相手が受け取る印象をコントロールすることができます。どれも基本的には「お断りの表現」ですが、文章全体のトーンや相手との関係性を踏まえて活用することが大切です。

ビジネス文書・メールでの使い方と例文

「できかねますのでご了承ください」はメールや文書で頻繁に使用されます。特にクレーム対応や顧客からの要望に対する返信などでよく登場します。ここではメール例文をいくつか示します。

顧客からの依頼を断るシーン

件名：〇〇のご要望に関して

〇〇株式会社 △△部
山田 太郎様

いつも大変お世話になっております。××株式会社 営業部の佐藤でございます。

先日は〇〇に関するご要望をいただき、誠にありがとうございます。
しかしながら、社内規定および関連法規の都合上、現状では〇〇の対応はできかねますのでご了承ください。

本件につきまして代替案がございましたら改めてご提案させていただきたく存じます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

————
××株式会社 営業部
佐藤 花子
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇
TEL：XXX-XXXX-XXXX
Email：xxxx@xxxx.co.jp

ポイント

• 「できかねますのでご了承ください」を用いて丁寧に断っている
• 代替案がある場合は提案の余地を示しておくと、相手との関係を悪化させにくい

社内で上司や別部署に断るシーン

件名：新規プロジェクト協力依頼の件について

総務部 長谷川 誠 部長

お疲れ様です。人事部の田中です。

先日ご相談いただきました新規プロジェクトの件ですが、残念ながら人員不足により、当部署では十分な協力体制を整えることができかねますのでご了承ください。

今後、状況に変化がありましたら再度ご連絡させていただきますので、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

ポイント

• 「人員不足」という具体的な理由を添えることで、断ることに対する説得力が増す
• 相手が社内の上司・別部署でも、ビジネスライクな文面でわかりやすく伝える

お客様対応やクレーム対応での注意点

お客様が不満を持つ可能性がある

「できかねますのでご了承ください」という表現は、どうしても「対応しない」という否定的ニュアンスを含むため、受け取る側は否定感を持ちやすいものです。特にクレーム対応では、相手の感情に寄り添う言葉が不足すると、クレームが拡大する可能性もあります。

謝罪・共感の言葉を添える

「誠に申し訳ございません」「お気持ちはよく理解しておりますが」といったクッション言葉で相手の気持ちを汲み取ることが大切です。

理由をはっきり伝える

なぜ対応できないのか理由を提示しないと「ただ断られた」という印象を与えかねません。会社の規定、法的問題、リソース不足など具体的な根拠を簡潔に示すことで納得感が生まれやすくなります。

代替策・今後の改善策を提示する

完全に断るのではなく、代わりにできることがあるならば示すことで相手の不満を和らげる効果が期待できます。

クレーム時の例文

いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度はご期待に沿うご対応ができず、誠に申し訳ございません。
お問い合わせいただきました件につきまして、現行のサービス仕様上、〇〇の提供はできかねますのでご了承ください。

なお、今後のサービス拡充に向けた検討は随時行っておりますので、いただいたご意見を参考に改善に努めてまいります。
何卒ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。

上記のように、謝罪 → 理由 → 断り → 代替策や今後の方針の順で書くと、相手に納得してもらいやすくなります。ポイントは「誠意を示す」ことと、「次回以降の改善の可能性に触れる」ことです。

英語でどう表現する？使えるフレーズとニュアンス

海外との取引や外資系企業とのやり取りが増える現代ビジネスでは、「できかねますのでご了承ください」を英語で伝える必要も出てきます。日本語ほど丁寧・婉曲表現が発達していない英語では、どう言えばよいのでしょうか。

ストレートに断る英語表現

We regret to inform you that we are unable to accommodate your request.

「お客様のご要望に応じることができないことをお知らせします」といったニュアンス。フォーマルな断り文としてよく使われます。

相手に理解を求めるフレーズ

Thank you for your understanding in this matter.

「この件についてご理解いただきありがとうございます。」日本語でいう「ご了承ください」に近いニュアンスです。

英語表現の注意点

英語では日本語ほど回りくどく断る文化がなく、直接的な表現になりやすいです。しかし、「We apologize for any inconvenience this may cause.」のようなフォローアップの一文を加えることで、丁寧な印象を与えることができます。特にビジネスパートナーとのやりとりでは、丁寧かつ簡潔な表現が基本となります。

「できかねますのでご了承ください」を使う際のマナーとポイント

「できかねますのでご了承ください」と断る際は、断定的になりすぎないよう、クッション言葉や具体的な理由を添えることが大切です。また、完全に拒否するのではなく、代替策の提示や検討の余地を示すことで、相手への配慮と納得感を高めます。さらに、相手の要望を否定せず、『承知はしているが対応は難しい』という立場を明確にすることで、円滑な関係維持につながります。

Q＆A：よくある疑問への回答

ここでは、「できかねますのでご了承ください」を実際に使う上で生じがちな疑問について、Q＆A形式でまとめます。

Q1. 「できかねますのでご了承ください」は古臭い表現ではないか？

A: 「かねる」はやや古風な響きがありますが、ビジネスの場面ではいまだによく使われる定番表現です。「〜できない」よりも柔らかく、クレーム対応や正式な通知などの際にはむしろ好まれます。

Q2. もっとカジュアルに断りたい場合にはどう言えばいい？

A: 社内や親しい取引先であれば「難しいです」「対応が厳しいです」といったフランクな表現でも問題ないことがあります。ただし、ビジネス文書としては基本的に敬語で対応するのが無難です。

Q3. 「できかねる」と「致しかねる」の違いは？

A: 「できかねる」は「物理的・規則的・時間的な理由などでどうしてもできない」ことを指し、「致しかねる」は「自分の行為を謙遜した言い方」です。双方ともに断り表現として使われますが、「致しかねる」のほうがやや謙譲度が高く感じられる場合があります。

Q4. 何度も「できかねますのでご了承ください」を繰り返すのは失礼？

A: 同じ表現をあまりに繰り返すと、冷たい印象を与える可能性があります。その場合は「ご要望に添いかねます」「対応が難しい状況でございます」など、バリエーションを混ぜて対応すると良いでしょう。

まとめ

「できかねますのでご了承ください」は、正しい敬語表現として、直接的な「できません」や「無理です」よりも柔らかく断りを伝え、相手への配慮を示すメリットがあります。また、フォーマルな場面に適している一方、要望を否定する印象を与えかねないリスクも存在します。実際に使用する際は、「誠に申し訳ございませんが」などのクッション言葉を添え、断る理由を簡潔に説明し、必要に応じて代替策を示すことで、より円滑なコミュニケーションが実現できます。さらに、状況に応じた表現のバリエーションを活用することも大切です。