「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」の正しい使い方・意味・語源から具体的な活用法まで徹底解説
最終更新日：2025年3月6日
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は、主にビジネスシーンにおいて頻繁に使用される敬語表現の一つです。相手に何らかの迷惑や負担、不都合をかけてしまった際に、「ご迷惑をおかけして」「申し訳ございません」という二つのパートから成り立つフレーズとして謝罪の意を伝えます。相手に対して敬意を払いつつ、誠実な気持ちで謝罪をするのに適した表現として、多くの場面で広く使われています。
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目次
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」の文法構造
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」の文法的な分解を見てみましょう。
「ご迷惑をおかけして」
「ご迷惑」という敬語に、「おかけして」という謙譲のニュアンスを含む表現を組み合わせることで、「相手に迷惑をかけてしまったこと」を丁寧に示しています。単に「迷惑をかけました」ではなく「ご迷惑をおかけして」と言うことで、相手に対する敬意を表現できます。
「申し訳ございません」
「申し訳ない」という謝罪の意を、さらに敬語（「～ございません」）に変化させた形です。ビジネスの正式な場でも通用する、非常に丁寧な謝罪表現といえるでしょう。
フレーズ全体を通じて、相手が不快感や不便さを感じていることを十分に考慮し、「あなたに対して謝罪をし、責任を痛感しています」という姿勢を示す表現となっています。
ビジネスシーンでよく使われる理由
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は、ビジネスでの人間関係を円滑にする重要なフレーズです。ビジネスの場では、上司や取引先、顧客に対し、何らかのトラブルやミスが起きた際、心から誠意を示して謝罪することが不可欠となります。
このフレーズを用いる理由は、以下のような点に集約されます。
誠実さを短い言葉で的確に表現できる
「申し訳ございません」の部分だけでも十分な謝罪の気持ちは伝わりますが、「ご迷惑をおかけして」という言葉を加えることで、相手が被った不都合・不利益をきちんと認識しているという姿勢を明確にできます。
敬語表現として完成度が高い
「ご迷惑」「申し訳ございません」という敬語を組み合わせることで、上司や顧客、取引先といったあらゆる相手に対して、失礼にあたる可能性が極めて低い表現になります。
あらゆるミスやトラブルに対応できる汎用性の高さ
電話対応からメール、ビジネス文書などまで、どのような場面やメディアにも適用しやすいフレーズです。謝罪メールにも口頭での謝罪にも、あるいは会議やクレーム処理などにも、迷うことなく使うことができます。
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」を使う際のポイント
ビジネスの場で「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」を使う場合、以下のポイントを意識することで、より誠意が伝わる謝罪ができます。
相手の状況を正確に把握する
謝罪の言葉を述べる前に、相手が実際にどのような不都合を被ったのかを確認しましょう。相手が何を困っているのか、どんな不具合が生じたのか、いつ、どのタイミングで迷惑を感じたのか。こうした点を踏まえて謝罪することで、単なる「お決まりのフレーズ」ではない、心のこもった謝罪にすることができます。
謝罪だけでなく、原因と再発防止策も示す
ビジネス上の謝罪では、単なるお詫びだけではなく「何が問題だったのか」「今後どのように対処し、再発を防止するのか」を簡潔に伝えることが大切です。たとえば、以下のように補足すると、より誠意が伝わります。
この度はご迷惑をおかけして申し訳ございません。今回のトラブルは○○が原因でした。今後は○○のチェック体制を強化して再発を防止いたします。
相手をフォローアップする姿勢を忘れない
謝罪だけで終わらず、後日改めて進捗状況や相手の不便が解消されているかを確認すると、より誠意が伝わります。ビジネスではクイックレスポンスが重視されるため、問題が解決したかどうかを短期間で連絡する姿勢はとても大切です。
クレーム対応やトラブル処理の後に、何度か相手に状況を聞き、「ご迷惑をおかけした点は解消されましたか？」と確認することで、相手は「本当にしっかり向き合ってくれている」と感じ、今後の取引や関係継続にポジティブな印象を持ちやすくなります。
具体的な使用例
実際のビジネスシーンでどのように使われているのか、場面別にいくつかの例文を挙げてみましょう。
メールでの謝罪
件名: 納期遅延に関するお詫び ○○株式会社 ○○様 いつも大変お世話になっております。○○株式会社の△△です。 この度は、弊社の都合により納期が遅れてしまい、○○様にご迷惑をおかけして申し訳ございません。 原因は当初見込んでいた資材調達に時間がかかったためでございます。 現在は調達ルートを見直し、今後は同様の遅延を防ぐべく社内体制を強化しております。 お手数をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 敬具
電話での謝罪
「この度は弊社の不手際により、○○様には大変ご迷惑をおかけして申し訳ございません。原因を早急に調査し、再発防止策を検討いたします。本当に申し訳ありませんでした。」
上司への謝罪
「部長、この度の報告遅れにつきまして、大変ご迷惑をおかけして申し訳ございません。スケジュール管理の甘さが原因です。次回からは同じミスを繰り返さないよう、徹底いたします。」
クレーム対応時の謝罪
「この度は製品不具合により多大なるご迷惑をおかけして申し訳ございません。すぐに新しい品物と交換させていただき、原因の調査を進めております。ご不便をおかけして、重ねてお詫び申し上げます。」
どの事例にも共通しているのは、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という言葉を中心に据えながら、相手への配慮や原因の説明、再発防止への姿勢を示している点です。
類似・関連フレーズとの違い
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と類似の意味を持つ謝罪表現はいくつも存在します。ビジネスシーンにおいてしばしば混同されやすいフレーズとの違いを押さえておきましょう。
「申し訳ありません」との違い
「申し訳ありません」
こちらは敬語の中でも比較的シンプルな謝罪表現です。「申し訳ございません」が最上級に近い敬意を示すのに対し、「申し訳ありません」はもう少しカジュアルな印象を与える場合もあります。とはいえ、ビジネスシーンでも一定の敬意を示す言い方として使えます。
使い分けのコツ
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は、相手が具体的な被害や不利益を被ったときに、より強い謝罪の意を込めて使うイメージがあります。一方で、軽微なミスやちょっとしたトラブルに対しては「申し訳ありません」でも問題ありません。ただし、上司やお客様に対して、あえて「申し訳ありません」を使うよりも、基本的には「申し訳ございません」のほうが無難でしょう。
「大変申し訳ございません」との違い
「大変申し訳ございません」
「申し訳ございません」をさらに強調する言葉として「大変申し訳ございません」があります。より深い謝罪の気持ちを込める必要があるときに使われる表現で、重大なクレームや会社としての責任問題に発展しそうな場合にも多用されます。
使い分けのコツ
「大変申し訳ございません」は重いトラブルや深刻なミスに対して用いる表現です。一方、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は、相手に対する具体的な「迷惑」という部分に焦点を当てた謝罪です。両者を組み合わせて「この度は大変ご迷惑をおかけして、大変申し訳ございませんでした」とすることもありますが、繰り返し「大変」を入れるとクドい印象になる可能性もあるため、状況に応じて使い分けましょう。
「ご迷惑をおかけいたしました」との違い
「ご迷惑をおかけいたしました」
こちらは過去形の謝罪で、起こった事実に対して「迷惑をかけてしまった」という認識を表します。言い回しとしては丁寧な部類に入りますが、相手に強く頭を下げるような響きは、やや「申し訳ございません」より弱いかもしれません。
使い分けのコツ
「ご迷惑をおかけいたしました」は過去形で、ある程度時間が経過している出来事に対して謝罪する際に用いられることが多いです。今まさに迷惑をかけている状況や、深刻度が大きい場面でより丁寧に謝るときには、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」が望ましいケースが多いでしょう。
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」を使うときの注意点
謝罪の重みを感じにくい“テンプレート”化に注意
あまりに定型文のように使いすぎると、相手によっては「形だけの謝罪」と受け取られる可能性があります。しっかりと状況に即した言葉を添えて、誠意を伝えることが大切です。
相手の迷惑が具体的にどのようなものかを意識する
ただ謝罪するだけでなく、相手がどういった部分で迷惑を被ったのかを改めて口頭や文章で示すことで、「あなたの気持ちや状況を理解しようとしている」という姿勢を示せます。
敬語レベルに注意しすぎて硬くなりすぎない
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という言葉自体は非常に丁寧ですが、文脈によってはやや硬すぎる印象を与える場合もあります。社内の気心知れた先輩や同僚に対しては、もう少し柔らかな謝罪表現を使ったほうがコミュニケーションがスムーズになることもあるでしょう。
一度の謝罪で済ませるのではなく、継続的なフォローをする
ビジネスでは、一度謝罪の言葉を伝えたとしても、相手が依然として不便やトラブルを感じているケースがあります。問題の完了が確認できるまでは、フォローの連絡を怠らずに行うことが信頼関係を守るカギです。
失敗しないためのビジネス文書例文
下記は「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」を使ったビジネス文書例です。実際に謝罪文や報告書に引用する際の参考にしてください。
謝罪メール例
件名: [重要]トラブル発生に伴うお詫びと今後の対応について
○○株式会社 ○○様
いつも格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。△△株式会社の□□と申します。
この度は、弊社のシステム障害により○○様に多大なるご迷惑をおかけして申し訳ございません。
障害発生の原因は、サーバーの負荷増大に伴う処理能力の限界を超えたことで、一部の注文処理が正常に行えなくなったものです。
現在は復旧作業を完了し、再度同様の障害が起こらないよう、サーバーの増強と監視体制の強化を行っております。
お忙しいところご迷惑をおかけしてしまい、重ねてお詫び申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
△△株式会社
□□
会議資料や報告書での表記例
謝罪文
この度の製品出荷の遅延につきまして、取引先の皆様に多大なるご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。原因の究明と再発防止策の策定を迅速に進めております。
報告文
先日のシステム障害発生により、お客様に多大なご迷惑をおかけして申し訳ございません。障害の要因はサーバー負荷の増加であると判明しており、現在は増設や負荷分散の強化を進めております。
どの例文にも、「相手が迷惑を被った事実」を認めて誠意を込めて謝罪し、同時に「原因」と「今後の対策」をセットで伝える工夫が見られます。これらを参考にして、実際のビジネス文書を作成する際には、相手が抱えている不安や苛立ちを払拭するための情報を、できる限り盛り込みましょう。
「申し訳ございませんでした」の英語表現
英語のビジネスシーンで使われる謝罪表現には、ニュアンスの違いがあります。
I apologize for the inconvenience.
これは「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」という意味で、自己の行動に対する明確な謝罪を示します。フォーマルなメールや公式文書で、上司やクライアントに対して使うと効果的です。
I’m sorry for any inconvenience caused.
こちらは「もしご迷惑が生じた場合には申し訳なく思います」という柔らかい表現です。迷惑の程度が不明な場合や、あらかじめ謝意を示すときに適しています。
どちらの表現も相手への敬意と配慮を伝えるためのものですが、責任の明確さやトーンの違いにより使い分けることが重要です。状況に合わせ、適切な表現を選ぶことで、信頼感を高めるビジネスコミュニケーションが実現します。
よくある間違い・NG表現
謝罪の表現でありがちなミスや、使用を避けたほうがいい表現も押さえておきましょう。
「申し訳ございませんでした」(過去形)を繰り返してしまう
過去形を多用しすぎると、現在も被害が続いているような場合に違和感を与えることがあります。問題が進行中であれば、現在形の「申し訳ございません」を用いて、トラブルに対処していることを示すのが望ましいです。
言葉の重複や過度な装飾
「この度は誠に大変ご迷惑をおかけして、誠に大変申し訳ございません」というように、修飾語を何度も重複するとくどい印象を与えます。深刻度に応じて適切な範囲で強調しましょう。
責任転嫁のニュアンスが入る
「○○の都合で…」「○○の手違いで…」と、外部要因を強調しすぎると、「本当に反省しているのか」と疑われるリスクがあります。相手が被った迷惑が大きいほど、「こちらに責任があること」をまずは明確に認めて、真摯に謝罪する態度を示すべきです。
相手の被害を過小評価する
「ご迷惑をおかけした」と言いつつ、「でも実害はそこまで大きくないだろう」というような態度で伝えるのは厳禁です。相手に与えた不信感や損失を十分に認識して謝罪することが肝心です。
今後のビジネスで生かすために
失敗やトラブルが起こったときは迅速に謝罪する
時間が経つほど相手の不満は大きくなりがちです。できるだけ早く状況を把握し、真摯な言葉と態度で謝罪することが、問題を長引かせないコツです。
相手の声に耳を傾ける
謝罪だけを押しつけるのではなく、相手がどれくらいの損害を被ったのか、どんな不便を感じているのかをできるだけ詳しく聞くことが大切です。相手からすれば、「こちらの話を聞かずに謝罪ばかり口にされる」よりも、「話をしっかり聞いた上で解決策を提案してくれるほうが安心感がある」と感じるでしょう。
二度と同じミスを繰り返さないための仕組みを作る
仕事において問題の根本原因を解消しない限り、同じようなトラブルが繰り返される可能性があります。謝罪の言葉がどれほど丁寧であっても、再発を繰り返せば信頼は失われてしまいます。再発防止策を考え、実行することで、結果的に顧客満足度の向上にもつながります。
チームで情報共有を行う
ビジネスは個人で完結するものではないため、一人が謝罪をしても、他のメンバーが事情を把握していなければ円滑な再発防止や対策ができません。もし顧客や取引先に迷惑をかけてしまった場合は、チーム内で情報を共有し、全員で状況を理解した上で対策に乗り出すようにしましょう。
まとめ
「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」は、ビジネスパーソンであれば誰もが使う可能性のある基本的な謝罪表現です。しかしながら、「いつでもどんなときでも使っておけばよい」というわけではなく、謝罪の姿勢や伝え方によっては逆効果になる場合もあります。相手の気持ちや状況を最優先に考え、誠意をこめて謝罪すると同時に、問題の改善策とアフターフォローをしっかり行うことが大切です。
ビジネスにおいては、コミュニケーション能力が高い人ほど評価されやすくなります。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」をはじめとする適切な敬語表現・丁寧な態度・迅速なフォローアップを心がけることで、取引先や顧客、同僚や上司からの信頼を得やすくなるはずです。ぜひ今後のビジネスシーンで上手に活用し、相手からの信頼を得られるビジネスパーソンを目指してください。
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