秘書とは、仕事内容、年収、やりがいなどを解説

秘書は、企業の経営者や役員、専門職のサポートを行う専門職です。スケジュール管理や来客対応、文書作成など、様々な業務をこなすことで、上司の業務効率を高める役割を果たしています。本記事では、秘書の仕事内容、年収、必要なスキル、やりがい、そしてなり方について詳しく解説します。

秘書の仕事内容

スケジュール管理

秘書の最も重要な役割の一つが、上司のスケジュール管理です。会議や出張、アポイントメントの調整を行い、上司が効率的に業務をこなせるようサポートします。

来客対応

来客対応も秘書の重要な業務です。訪問者の受付、案内、接遇などを行い、上司との面談が円滑に進むようサポートします。

文書作成・管理

秘書は、報告書、議事録、メール、案内文などの文書作成を行います。また、文書の整理・管理も担当し、必要な情報がすぐに取り出せるようにします。

電話応対

秘書は、上司宛の電話応対も行います。必要な情報を伝えたり、メッセージを記録したりして、上司に的確な情報を提供します。

出張手配

上司の出張に伴う手配業務も秘書の仕事です。交通手段や宿泊先の予約、出張スケジュールの調整を行います。

会議準備

会議の準備や運営も秘書の業務に含まれます。会議室の予約、資料の準備、参加者への連絡などを行い、会議がスムーズに進行するようサポートします。

秘書の年収

平均年収

秘書の平均年収は、約350万円から500万円程度です。これは、勤務先の企業や役職、業務内容、経験年数によって異なります。大企業や高度な専門知識を持つ秘書の場合、さらに高い年収が期待されることもあります。

初任給と年収

秘書の初任給は約20万円から30万円程度で、年収に換算すると約300万円から400万円程度となります。これに加え、経験を積むことで年収が増加することが期待されます。

年齢別の年収

秘書の年収は、経験とともに増加します。以下は、一般的な年齢別の平均年収の例です。

• 20代: 平均年収は約300万円から400万円です。初任の秘書として経験を積み、基本的なスキルを習得します。
• 30代: 平均年収は約400万円から500万円です。中堅の秘書として、より責任のある業務を担当します。
• 40代: 平均年収は約500万円以上です。ベテランの秘書として、上司の信頼を得て、重要な業務を担当します。

秘書になるには

高校卒業または同等の学歴

秘書になるためには、高校卒業または同等の学歴が一般的な最低条件です。特にビジネス関連の学部を卒業していると有利です。

専門学校や大学での学習

秘書に必要な知識やスキルを学ぶために、専門学校や大学でビジネス、経営学、オフィスマネジメントなどを学ぶことが推奨されます。これにより、基礎的な知識とスキルを習得できます。

資格取得

秘書としての専門性を高めるために、秘書技能検定試験（秘書検定）や国際秘書検定（CPS）などの資格を取得することが推奨されます。資格を持つことで、専門知識やスキルを証明し、キャリアの向上に役立てることができます。

秘書に求められるスキル

コミュニケーション能力

秘書には、高いコミュニケーション能力が求められます。上司や同僚、取引先との円滑なコミュニケーションを通じて、業務をスムーズに進める能力が必要です。

オーガナイズ能力

秘書は、多くの業務を効率的にこなすためのオーガナイズ能力が必要です。スケジュール管理や資料整理、タスクの優先順位付けなど、整理整頓が得意な人に向いています。

ITスキル

秘書には、基本的なITスキルが求められます。ワード、エクセル、パワーポイントなどのオフィスソフトや、メール、スケジュール管理ツールの使用に熟練していることが重要です。

マルチタスク能力

秘書は、複数の業務を同時にこなすことが求められます。マルチタスク能力が高く、迅速に対応できる人が適しています。

秘密保持能力

秘書は、上司や企業の機密情報を取り扱うことが多いため、高い秘密保持能力が必要です。信頼性と誠実さが求められます。

秘書に向いている人

サポートが好きな人

秘書は、上司やチームのサポートを行う職業です。他人のために働くことに喜びを感じる人に向いています。

気配りができる人

秘書は、細やかな気配りが求められます。上司のニーズを先取りし、迅速に対応できる人が適しています。

忍耐力がある人

秘書の業務は多岐にわたり、時にはプレッシャーもあります。忍耐力があり、ストレスをうまく管理できる人が向いています。

秘書の働く環境

企業

秘書は、企業に所属して働くことが一般的です。経営者や役員のサポートを行い、企業の業務が円滑に進むようにサポートします。

法律事務所

法律事務所でも秘書として働くことがあります。弁護士やパートナー弁護士のサポートを行い、法律関連の業務を支援します。

医療機関

医療機関で働く秘書もいます。医師や管理職のサポートを行い、医療業務がスムーズに進むように支援します。

自営業

一部の秘書は、フリーランスや自営業として独立して働くこともあります。複数のクライアントを持ち、自由な働き方を選びます。

秘書のやりがい

上司の信頼を得ること

秘書は、上司の信頼を得ることが大きなやりがいです。上司が効率的に業務をこなせるようにサポートし、その成果を実感できることに満足感を得ます。

成長とキャリアアップ

秘書としての経験を積むことで、専門知識やスキルが向上し、キャリアアップの機会が広がります。新しい業務に挑戦し、自己成長を実感できます。

仕事の多様性

秘書の業務は多岐にわたるため、毎日が新しい挑戦です。多様な業務をこなす中で、飽きることなく仕事に取り組むことができます。

秘書の課題

多忙なスケジュール

秘書は、上司のスケジュール管理や様々な業務を同時にこなすため、多忙な日々が続くことがあります。タイムマネジメントが重要です。

ストレス管理

秘書の業務には、緊急対応やプレッシャーが伴うことがあります。ストレス管理が重要で、適切にリラックスする方法を見つけることが大切です。

高い要求水準

上司から高い要求水準が求められることがあります。常にプロフェッショナルな態度と高い業務

遂行能力が求められます。

秘書の将来展望

ビジネス環境の変化

ビジネス環境が変化する中で、秘書の役割も進化しています。リモートワークの普及やデジタル化が進む中で、秘書の働き方やスキルも適応が求められます。

高度なスキルの需要

高度なITスキルや多言語対応能力が求められることが増えています。専門知識を持つ秘書の需要が高まっています。

まとめ

秘書は、企業の経営者や役員、専門職のサポートを行う専門職であり、仕事内容はスケジュール管理、来客対応、文書作成・管理、電話応対、出張手配、会議準備など多岐にわたります。年収は約350万円から500万円程度で、秘書になるためには高校卒業または同等の学歴、専門学校や大学での学習、資格取得が必要です。求められるスキルには、コミュニケーション能力、オーガナイズ能力、ITスキル、マルチタスク能力、秘密保持能力が含まれます。秘書は、上司の信頼を得ること、成長とキャリアアップ、仕事の多様性など多くのやりがいがありますが、多忙なスケジュール、ストレス管理、高い要求水準が課題となります。将来展望として、ビジネス環境の変化や高度なスキルの需要が期待されています。

参考

• 日本秘書協会
• 国際秘書検定協会 (IAAP)
• 経済産業省